Lompat ke konten

Inisiatif Manajemen Proses Bisnis

  • oleh
handshake

Pendahuluan

Manajemen proses bisnis merupakan ilmu dari berbagai irisan bidang studi, mulai dari bisnis, teknik industri, manajemen kualitas,dan penerapan teknologi informasi. dalam hal ini semua bidang memainkan peranannya agar bisa menciptakan disiplin ilmu yang mampu mengelola siklus proses bisnis sehingga ia bisa mengurangi wasting time dan meningkatkan efektisitas dari proses bisnis di dalam organisasinya.

Akan tetapi implementasi siklus manajemen proses bisnis tidak hanya ditanggung oleh seorang analis proses saja, proses bisnis merupakan suatu kesatuan yang melibatkan banyak unit dan individu, untuk itu inisiatif dari tiap orang yang terlibat dalam siklus manajamen proses bisnis diperlukan agar bisa menyesuaikan kegiatan proses bisnis setelah implementasi siklus manajemen proses bisnis.

Inisiatif Manajemen Proses Bisnis

Menurut harmon (2015) “A business initiative is a statement of an outcome executives want the organization to accomplish in the near future. ” dari sini bisa dikatakan bahwa Inisiatif dalam kegiatan manajemen proses bisnis adalah sebuah tujuan yang diharapkan dari eksekutif kepada organisasi untuk impelementasi di masa yang akan datang.

Sementara Weske (2007) menyatakan bahwa “a human user takes the initiative to start the activity represented by the transition. This trigger is relevant in human interaction workflows, where work items are used to communicate with human users” dimana weske menilai bahwa inisiatif merupakan input yang dibutuhkan ketika menginginkan transisi di dalam alur kerja pada siklus manajamen organisasi dan merupakan hal yang alamiah terjadi karena tugas kerja dan interaksi manusia saling mempengaruhi dalam berkomunikasi.

Dalam hal ini Harmon melengkapi pendapat weske dengan menjabarkan inisiatif manajemen proses bisnis berdasarkan level tertentu terkait kegiatan on-going executions. Harmon menjabarkan Level Inisiatif Proses Bisnis dengan menggunakan model BPTrend Business Pyramid yang menggambarkan tingkatan level inisiatif proses bisnis dari bagian Enterprize(eksekutif) sampai Implementasi proses(aplikator).

  • Di dalam level Enterpize, Eksekutif melakukan planning terhadap transformasi yang ingin di jalankan. dalam hal ini hal hal yang terkait dengan Strategi, Tujuan, dan Inisiasi bisnis digodok untuk menghasilkan suatu bentuk metodologi arsitektur proses yang kemudian eksekutif melakukan monitoring dari capaian tersebut.
    • Arsitektur Proses, Pada 1990-an perusahaan hanya berfokus dalam peningkatan proses tertentu, sebagian besar hasil dari perubahan proses berorientasi hanya pada proyek. yang berarti perubahan dilakukan jika suatu proyek dilaksanakan. Ketika perusahaan mulai beralih ke enterpize process works, mereka menemukan bahwa mereka tidak boleh hanya berfokus pada peningkatan proses tertentu saja. perlu ada pengembangan alat dan struktur organisasi untuk mendukung suatu proses berkelanjutan. Untuk itulah dibuat suatu arsitektur proses bisnis. Arsitektur proses bisnis biasanya dikembangkan secara bertahap selama periode waktu tertentu.
      • Value Chains dan Value Networks, Value chain didefinisikan sebagai penjelas dari inti proses bisnis dan subprosesnya, dan dengan menggabungkan arsitektektur proses, value chain bisa digunakan untuk mendefinisikan setiap proses yang bisa diamati dan di hitung. Value chain dalam lever enterprize terbentuk atas 3 core proses seperti pada gambar Penggunaan Chain Process bisa memberikan dampak secara langsung terhadap performa dan kualitas produk dan jasa yang ditawarkan organisasi
      • Business Process Frameworks, Menurut Harmon (2015) BPF memberikan cara cepat bagi perusahaan dalam menciptakan arsitektur proses tingkat tinggi secara menyeluruh termasuk dalam proses-proses inti, bagian manajemen serta pendukung. Penggunaan Framework ini didorong atas dasar ketergantungan perusahaan pada supply chain yang semakin tinggi serta kualifikasi standar yang ingin ditingkatkan. contohnya adalah penggunaan Federal Enterprize Architecture Framework (FEAF) yang digunakan oleh instansi di Amerika.
      • Process Scope Diagrams, Berdasarkan aktivitas dari sebuah proses, biasanya akan dibuat sebuah flow diagram yang memastikan bahwa kita paham dari rangkaian aktivitasnya dan kemudan memverifikasikan kepada orang yang terlibat di dalam proses beberapa pertanya untuk mengetahui bagaimana proses bekerja.
    • Model Kematangan Proses
      • Capability Maturity Model (CMM), Untuk memberikan deskripsi dari kematangan proses bisa dilakukan dengan menggunakan Capability Maturity Model.
      • Business Process Maturity Model(BPMM), Business Process Maturity Model(BPMM) merupakan pengembangan dari bentuk Capability Maturity Model yang dilakukan oleh beberapa lembaga dan peneliti terkemuka seperti OMG (omg.org),Rosemann & de Bruin, Davenport, dan Babson College. Dengan pengembangan dari CMM ke BPMM ini maka Maturity Model dari proses bisnis bila lebih terstandarisasi.
    • Sistem pengukuran kinerja terintegrasi, Dalam suatu alur proses bisnis, penentuan ukuran dari sebuah fungsi proses tertentu lebih mudah dibandingkan dengan standarisasi penilaian kesuksesan proses yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Harmon (2015) mengatakan bahwa “There is little understanding of how the steps of the process affect quality, and quality is difficult to predict” yang menjelaskan bahwa banyak praktisi yang menghadapi tantangan dalam mendefinisikan sistem pengukuran proses. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu cara sistematis yang bisa menyelaraskan penentuan ukuran fungsi dan standarisasi penilaian kesuksesan dalam kepuasan pelanggan. Untuk saat ini yang paling mendekati capaian tersebut adalah penggunaan balanced scorecard yang dipopulerkan Kaplan dan Norton. Namun penggunaan Scorecard masih dirasa kurang karena pendekatan balanced scorecard cenderung hanya menyelaraskan fungsional dari ukuran proses, bukan membuat sistem yang menyelaraskan ukuran dari atas sampai bawah.Tantangan kedepan adalah bagaimana menggunakan pendekatan scorecard dalam sebuah perusahaan namun tetap bisa mempertahankan struktur fungsionalnya.
    • Mengelola Perubahan Budaya/Kapabilitas non teknis, MPB Selain hal-hal yang berkaitan dalam bidang teknis, diperlukan juga suatu alat/teknik yang bisa memfasilitasi percepatan perubahan dalam suatu organiasi. Harmon (2015) menjelaskan bahwa “non-technical constraints related to development, preparation, deployment, operations, and support of the offering, such as cost and schedule” yang berarti bahwa kegiatan non teknikal bisa berupa pengembangan,persiapan,pengerjaan,dsb yang berjalan di dalam proses bisnis. dan untuk faktor faktor non teknis bisa berorientasi pada budaya kerja yang dipromosikan dalam menjalankan bisnis (Van Looy, 2015). akan tetapi Harmon (2015) tidak menampik bahwa “organizations encounter great difficulty in trying to adapt to changes in requirements or business environment” perubahan budaya didalam suatu organisasi itu sangat sulit untuk diterapkan.
  • Dalam level proses bisnis, inisiatif dilakukan dengan berfokus pada proyek proyek yang meningkatkan proses bisnis tertentu. Perusahaan biasanya akan berfokus pada metodologi atau alat yang bisa digunakan untuk menjalankan proyek perubahan bisnis.
    • Inovasi,Menurut Harmon (2015), Literatur terkait inovasi yang lebih spesifik dalam perubahan proses dapat dibagi menjadi: Creative thinking, Systematic Approach, dan Re-engineering. sementara Hammer (2004) membedakan pengertian Inovasi dengan Improvement dan menyatakan bahwa inovasi adalah perubahan total dari cara melakukan bisnis. disisi lain, O-Reilly et.al (2004) memperkenalkan Innovation Continuum yang mendefinisikan Inovasi ke dalam 3 bagian, yaitu : Incremental Innovation, Architectural Innovation, dan Discontinous Innovation. pada titik ini Perusahaan harus menentukan sendiri definisi inovasi mana yang akan di terapkan di dalam organisasi.
    • Analisis Pemodelan Proses yang Kompleks, Proses dapat berlangsung dalam bentuk yang sederhana dan kompleks. jika prosesnya hanya terdiri atas kegiatan beberapa langkah-langkah saja maka hal ini bisa ditangani dengan jelas. akan berbeda halnya jika proses yang dijalankan berbentuk kompleks dimana rangkaian urutan sangat panjang dengan permasalahan dan proses yang terus berkembang, biasanya perusahaan menghire orang yang terbukti mampu menangani komplektisitas proses.
  • Level Implementasi, Dalam level implementasi, iniatif dilakukan pada pengembangan solusi yang spesifik di dalam proses bisnis. biasanya ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan pelatihan untuk perubahaan suatu proes akan mengubah cara kerja dari pengembangan perangkat lunak. Istilah dari alat/perangkat yang mendukung BPM di level implementasi adalah BPMS yang bisa mengintegrasikan banyak perangkat kebutuhan BPM.
    • Business Process Management SystemBPMS merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan berbagai modul yang dapat membantu dalam pembuatan siklus proses bisnis. Penggunaan BPMS ditujukan untuk kebutuhan proses bisnis di tingkat eksekutif dan manager TI dalam manajamen proses bisnis. Saat ini Pasar dari BPMS sendiri tidaklah berkembang dari dasar, banyak vendor-vendor yang menawarkan aplikasi BPMS dengan berbagai fitur dan kelebihannya yang menarik.
    • Standar dan SertifikasiKarena manajemen proses bisnis berkembang dengan pesat, maka muncul banyak inovasi-inovasi dan penelitian serta teknik baru yang memudahkan pembuatan siklus manajemen proses bisnis, akan tetapi untuk menyeragamkan hal itu, maka dibuatlah standarisasi yang bisa membakukan proses pembuatan siklus manajemen proses bisnis

Referensi

Mahendrawathi ER, 2018, Business Process Management – Konsep dan Implementasi, Ed. 1, Penerbit Andi Yogyakarta, ISBN 978-979-29-7129-3.

Weske, Mathias, 2007, Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures, Published by Springer-Verlag Berlin Heidelberg, ISBN 978-3-540-73521-2.

Harmon, Paul, 2014, Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professional, Third Editions, Elsevier Inc. ISBN: 978-0-12-800387-9.